WWW ja internet mahdollistivat sisällöntuotannon ja -siirron nopeasti ja edullisesti ja koska tahansa. Langattomat verkot mahdollistavat ensimmäisen kerran sisällöntuotannon ja -siirron missä ja minne tahansa. Lisäksi langattomien verkkojen avulla sisältöä voidaan tuottaa myös täysin uudenlaisella käytttäjän kontekstista riippuvalla tavalla. Konteksteja ovat esimerkiksi paikka, identiteetti ja aika. Konteksti -termi ei ole kovin tarkasti määriteltävissä. Paras suomennos on ehkä "asiayhteys".

Käyttäjän paikka on yksi tärkeimmistä konteksteista, jota on käytetty jollain tavoin internet palveluissa internetin olemassaolon ajan ja matkapuhelinpalveluissakin jo vuosia. Paikannusmenetelmät voi jakaa manuaaliseen menetelmään, jossa käyttäjä syöttää paikan ohjelmistolle ja automaattiseen jossa paikka määräytyy laitteen sijainnin mukaan. Automaattiset palvelut voidaan jakaa edelleen push- palveluihin, joissa käyttäjä saa automaattisesti tietoa päätelaitteeseensa ja pull- palveluihin, joissa käyttäjä tilaa jokaisen tiedon erikseen.

Eräs tärkeimmistä ja ensimmäisistä paikkatietoisista sovelluksista on kartta jossa ilmenee paikannuslaitteen kulloinenkin sijainti. Tätä voisi kutsua paikannusteknologian perussovellukseksi tai jopa ”killer applicationiksi”. Toinen tärkeä ryhmä ovat sovellukset joissa paikannuslaitteen paikkatietoa verrataan muuhun paikkatietoon. Tämä mahdollistaa esimerkiksi paikannuslaitteen käyttäjän ohjaamisen lyhintä reittiä toiseen paikkaan tai palvelun joka ilmoittaa paikannuslaitteen käyttäjälle tätä fyysisesti lähellä olevien kohteiden tiedot, kuten esimerkiksi kaupat, pankit, sairaalat, ravintolat, hotellit yms. Tällaista toimintoa voidaan käyttää myös markkinointitarkoituksiin, jolloin esim. kauppa voi mainostaa tarjouksiaan lähellä sijaitsevalle asiakkaalle.

Henkilökohtaisen sisällön tuottaminen on myös yksi olennainen osa paikannukseen liittyvissä palveluissa. Omaan paikkaan liittyvää tietoa, kuten muistoja, grafiitteja tai kommentteja, pitää pystyä tallentamaan muistiin ja halutessaan lähettämään myös kavereille tai laajemmallekin yleisölle. Tämä ominaisuus mahdollistaa erilaisten yhteisöjen muodostumisen ja tarjoaa uusia mahdollisuuksia niin käyttäjälle kuin palveluntarjoajillekin. Käyttäjät voivat myös luoda tuotteelle uusia käyttötapoja, ja tätä kautta tuote voi saada uusia käyttäjäryhmiä ja -ympäristöjä.

Paikannus eri muodoissaan on luonnollinen osa liikkumista ja matkailua. Vieraassa ympäristössä liikkuessaan kuluttaja varautuu usein etukäteen löytämään perille joko kartan avulla tai luottaen matkapuhelimeensa, jolla soittamalla tai muita palveluja käyttäen arvelee saavansa tarpeelliset neuvot. Vesillä ja luonnossa liikuttaessa navigointi ja suunnistus on kuitenkin niin oleellinen osa harrastusta, että kuluttaja saattaa panostaa erilaisten välineiden hankkimiseen paikantamisen ja kartankäytön tueksi. Navigaattori saattaa olla myös eräänlainen turvallisuusväline vieraassa ympäristössä.

Karttapalvelut

Aikaisemmin GPS-järjestelmä oli saavuttanut vankan suosion lähinnä veneilijöiden ja lentäjien keskuudessa, joille se on kätevä paikannus- ja reitinsuunnitteluväline. Muissa kohderyhmissä GPS:n suosio on kehittyi hitaammin. Perimmäinen syy GPS:n hitaaseen yleistymiseen lienee kuitenkin ollut satelliittipaikantimien kömpelö käytettävyys. Leveys ja pituuspiireihin perustuva GPS:n paikkatieto ei tunnu houkuttelevalta, kun ihmiset ovat tottuneet ilmoittamaan sijaintinsa postiosoitteella. Yksiselitteinen sijaintitieto ilmoitetaan asteina, minuutteina ja sekunteina. Luonteeltaan se on matemaattis geometrinen lukusarja, joka soveltuu hyvin konekieliseen laskentaan, mutta käyttäjälle sijainnin graafinen esitys on havainnollisempaa.

Digitaaliset kartat voidaan jakaa karkeasti rasteri- ja vektorikarttoihin. Rasterikartta on periaatteessa kuin skannattu paperikartta, jossa on vain vähän lisäominaisuuksia. Siksi se on myös vektorikarttaa halvempi valmistaa. Zoomaaminen tapahtuu muuttamalla kuvapisteiden kokoa, mutta informaation määrä kartalla ei muutu. Rasterikartalla voidaan näyttää GPS-sijainti, kunhan kartta on sidottu oikeaan koordinaatistoon. Vektorikartta toimii älykkäämmin. Karttaan on mahdollista tehdä useita informaatiokerroksia, joita voidaan näyttää haluttu määrä. Kun karttaa zoomataan, sillä näkyvän tiedon määrä muuttuu. Rasterikartta on selkeimmillään oikeassa mittakaavassaan, mutta vektorikartasta löytyy enemmän ulottuvuuksia sekä suurennettaessa että pienennettäessä. Lisäksi tietokone voi hyödyntää vektorikarttaa reitityksessä ja reitin optimoinnissa. Kun reitittävään tietokoneeseen ja vektorikarttaan liitetään GPS, on mahdollista tehdä älykäs navigointilaite, joka kertoo sen hetkisen sijainnin ja opastaa perille käännös käännökseltä reaaliajassa. Rasteri- ja vektorikarttojen lisäksi on olemassa näiden yhdistelmiä, joissa esimerkiksi tieverkosto on vektorisoitu. Myös yhdistelmäkartan kanssa voidaan käyttää reititysohjelmia.

Mobiilikartan käyttäjälle pitäisi pystyä viestimään pienestä karttaikkunasta huolimatta, kartan mittakaavajana sekä missäpäin ylipäätään ollaan ja miten mahdollisella reitillä edetään. Pelkkä zoom ei riitä, myös kartan tietosisältöä pitää muokata mittakaavan muuttuessa. Kartankäyttäjä tarvitsee myös apuvälineet vieraiden karttamerkkien tulkintaan. Kaikkea tietoa ei voi näyttää yhtä aikaa kartassa, ideaalista on, että käyttäjä voi valita näkyvään karttaan tarvettaan vastaavan tietosisällön. Liikuttaessa käyttäjän tulisi voida valita kartan suuntaus myös kulkusuunnan mukaan perinteisen pohjoissuuntauksen vaihtoehtona. Käyttäjän tulee saada selkeä tieto paikannuksen toimivuudesta ja tarkkuudesta.

Suomessa kartta-aineistoa tekee valtion omistama Maanmittauslaitos, joka luo kartat ilmakuvauksista lopulliseen paperituotteeseen asti. Ensimmäinen numeerinen kartta-aineisto luotiin 1980-luvun alussa, jolloin digitalisoitiin koko maan korkeuskäyrät NMT-matkapuhelinverkon tukiasemien sijoittamista varten. Vuodesta 1992 lähtien kartta-aineisto on tehty suoraan digitaaliseksi. Tämä digitaalikarttajärjestelmä menee varsin pitkälle yksityiskohtiin asti, ja on siksi joustava palvelemaan mitä erilaisimpia kartta-aineistotarpeita. Vuosina 1994–1995 alettiin luomaan valtakunnan kattavaa digitaalista tietietokantaa.

Tilastokeskus tutki ihmisten kiinnostusta uusiin matkapuhelinpalveluihin vuonna 2002. Kyselyssä oli kymmenen erilaista matkapuhelinpalvelua. Tutkimuksessa kävi ilmi että reittiopastus vieraalla paikkakunnalla liikkuessa oli kaikkein kiinnostavin palvelu sekä 10–30 vuotiaiden (67 % vastanneista kiinnostuneita) että yli 30 vuotiaiden (56 % vastanneista kiinnostuneita) ryhmissä.

Koska eri liikkumismuotoja palvelevat osin erilaiset reitistöt ja reittivaihtoehdot, on reittiopastus on tarjottava erikseen kävelijöille, pyöräilijöille, joukkoliikenteen käyttäjille ja autoilijoille. Käyttäjälle pitää kertoa selkeästi reittiopastuksen käyttötarkoitus. Reitinvalinnassa tulisi suosia reittiä, johon sisältyy vähiten käännöksiä, mutta käyttäjälle voisi myös tarjota mahdollisuuden erilaisten kriteerien antamiseen (lyhin, nopein, edullisin jne.). Aloituspisteen sekä aloitussuunnan valinta on kriittistä ja käyttäjä tarvitsee riittävästi tietoa, jotta osaa lähteä oikeaan suuntaan.

Reittiopastus voidaan tarjota eri muodoissa, kuten tekstimuodossa, kääntymistä ohjaavana oikea-aikaisena puhe- ja tekstiopastuksena, kääntymistä osoittavina nuolina, kartassa esitettynä reittinä tai edellisten yhdistelminä.

Reitistä ja matkan etenemisestä on kääntymisohjeiden ohella tarpeen antaa yleisinformaatiota mm. jäljellä olevan matkan pituudesta ja arvioidusta kestosta. Reittiopastuksessa voi hyödyntää myös selvästi erottuvia maamerkkejä kuten suuria tai korkeita rakennuksia, siltoja tms. kohteita.

Asiakaslähtöisyys on liiketoiminnassa elintärkeää ja siksi myös suunnittelussa käyttäjäkeskeisyyden tulee olla ohjaava tekijä. Matkapuhelinalalla tämä on toivottavasti opittu WAP -tekniikan epäonnistumisesta viisastuneena. Käyttäjäkeskeinen suunnittelu perustuu tuotteen tulevien käyttäjien ja suunnittelijoiden jatkuvaan vuoropuheluun. Paras lopputulos saadaan, kun käytettävyys ja käyttäjänäkökulma huomioidaan heti suunnitteluprosessin alusta alkaen. Suunnittelun lähtökohtana on tulevien käyttäjien tunteminen ja tärkeimpien käyttötilanteiden tunnistaminen. Suunnitteluideoita havainnollistetaan käyttäjille erilaisin menetelmin, ja suunnitelmia tarkennetaan jatkuvasti saadun palautteen pohjalta. Näin varmistetaan tulevan tuotteen tai palvelun helppokäyttöisyys ja käyttäjien tyytyväisyys.

Teknologiavetoisissa yrityksissä teknologian osaavat ihmiset tekevät yleensä päätökset. Nämä päätökset eivät ole aina käyttäjän edun mukaisia. Esimerkiksi PAL TV ja VHS näyttivät, että paras teknologia harvoin voittaa. Kehittäjän ei pitäisi koskaan unohtaa käyttäjän mielipiteitä. Sillä kuinka hyvin tiedonsiirto on optimoitu tai kuinka korkea pakkausaste on ei ole väliä, jos käyttäjän kokemus on kauhea. Hyvää käyttäjäkokemusta voidaan saavuttaa karkeasti jaettuna kahdella tavalla: parantamalla oikeaa tehokkuutta ja parantamalla koettua tehokkuutta.

Käyttäjät haluavat vaivattomuutta ja he ovat turhamaisia ja ”lyhyt pinnaisia”. Usein varsinkin tietotekniikan ammattilaisen luonne on täysin päinvastainen. Tärkein keino koetun tehokkuuden parantamiseen on pitää käyttäjä kontrollissa. Koskaan ei pitäisi olla tilannetta jossa käyttäjä istuu ja odottaa jotain tapahtuvaksi ilman mitään mahdollisuutta vaikuttaa asioihin. Pelkkä ”abort” nappula voi tehdä eron hyvän käytettävyyden ja huonon ohjelmiston välillä. Olisi myös hyvä, jos ”client-server” -ohjelmistoilla olisi mahdollisuus vaihtaa online ja offline tilojen välillä. Samoin käyttäjän pitäisi olla koko ajan tietoinen viivytysten syistä ja kauan viivytys kestää.

Lisäksi on tärkeää, että käyttäjän langatonta kokemusta voidaan parantaa siirrettävyyden lisäämisellä, koska asiakkaat eivät halua jatkuvasti muuttuvaa tekniikkaa joka pakottaa heidät oppimaan jotain uutta parin kuukauden välein. Mobiilien kokemusten pitäisi olla yhtenäisiä, yksinkertaisia ja nopeita oppia. Lisäksi tärkeä asia on käytön helppouden lisääminen. Asiakkaat haluavat työkaluja, jotka ovat äärimmäisen yksinkertaisia käyttää.

Henkilökohtaisen navigoinnin tuotteet ja laitteet ovat usein teknisesti tai käyttötarkoitukseltaan sellaisia, että niiden käytettävyyttä voidaan testata vain hyvin rajallisesti laboratorio-oloissa. Testaus on tehtävä oikeassa käyttöympäristössä ja tuotteelle suunniteltujen käyttäjäryhmien edustajien kanssa. Esimerkiksi turisti-informaatiota tarjoavaa järjestelmää pitää testata koekäyttäjillä, joille paikkakunta on vieras. Ammattikäytön sovelluksia suunniteltaessa, testattaessa ja otettaessa käyttöön on luottamuksen rakentamiseksi kyettävä perustelemaan uudet käytännöt ja erittelemään edut sekä mahdolliset haitat. Ammattikäytössä mm. vasteajat ovat erittäin kriittisiä, sanaston tulee olla yksikäsitteistä ja valikkohierarkian matala.

Tampereen yliopiston Hypermedialaboratorion Ahnak-projektissa tutkittiin aktiivisen
henkilökohtaisen navigoinnin käyttöliittymän mahdollisuuksia. Tavoitteena oli selvittää, miten tällainen käyttöliittymä on toteutettava, jotta se mahdollistaa vaivattoman, tehokkaan ja miellyttävän navigoinnin, ja kehittää kognitiivisesti ja emotionaalisesti hyvä, adaptiivinen käyttöliittymäratkaisu. Tutkimuksen tuloksena korostetaan, että ihmisen tulisi pystyä käyttämään arkielämän mobiilipalveluja kokematta erityisemmin käyttävänsä jotakin käyttöliittymää, laitetta tai palvelua. Helppokäyttöisyyden pohtimisesta on edettävä kokonaisvaltaisempaan kokemusten suunnitteluun. Tekemisen tulisi olla miellyttävää, koska silloin se myös tuntuu käyttäjästä tehokkaalta, hyödylliseltä ja palkitsevalta ja hän todennäköisesti käyttää samaa sovellusta mielellään uudestaan. Käyttökokemukseen vaikuttavat myös konteksti, aiemmat kokemukset sekä yhteiset kulttuuriset merkitykset, jotka ihminen tuo mukanaan käyttötilanteeseen. Henkilökohtaisen navigointilaitteen tulisi olla apuväline, joka tukee käyttäjän omaa aktiivisuutta ja päätöksentekoa.

Paikannuksesta tulee sulautettu ja huomaamaton taustaprosessi, joka ei vaadi käyttäjältä aktiivisia toimenpiteitä. Se on osa sovelluksia ja palveluja, joissa päähuomio on itse toiminnassa tai sisällössä.

Mahdollisesti tärkein rajoittava tekijä paikannuslaitteiden ja -palvelujen käytössä on se tosiasia, että niitä useimmiten käytetään liikkeessä. Liikkeellä olo aiheuttaa useita käytettävyysongelmia joita paikallaan olevissa laitteissa ei esiinny. Yksi suurimmista ongelmista on tarkkaavaisuuden suuntautuminen. Paikallaan olevissa laitteissa hyvällä käyttöliittymäsuunnittelulla voidaan yleensä taata kohtuullisen hyvin käyttäjän huomion kiinnittyminen oikeisiin asioihin. Kun laite on liikkeellä esimerkiksi kävellessä tai ajettaessa autoa, tarttuu käyttäjän huomio moniin muihinkin asioihin kuin vain käytettävään. Jatkuvasti muuttuva käyttökonteksti on eräs merkittävimmistä käyttäjän tarkkaavaisuutta suuntaavista asioista. Paikannuslaitteen käyttökonteksti vaihtelee niin fyysisen, kuin sosiaalisenkin kontekstin osalta, välillä hyvinkin nopeasti - esimerkiksi noustessa linja-autoon tai sadekuuron yllättäessä. Käyttökontekstiin vaikuttavat myös vähemmän konkreettiset asiat, kuten erilaisten palvelujen saatavuus tai laitteistorajoitteet.

Palvelujen tarjoaman tiedon oikeellisuus ja ajankohtaisuus on yksi tärkeimmistä ellei tärkein palvelun ominaisuus. Ilman luottamusta tietoon asiakkaat kaikkoavat nopeasti ja palvelu lakkaa olemasta kannattava. Käyttäjälle pitääkin kertoa kuinka tarkka palvelu on maantieteellisesti tai prosentuaalisesti, aivan palvelun laadusta riippuen. Tärkeää on myös se kuinka ajankohtaista saatu tieto on. Ajankohtaisuus on erityisen tärkeää tiedoissa, jotka muuttuvat usein. Tällaisia ovat esimerkiksi liikennetilanne tai säätiedot. Mikäli käyttäjä on jostain tietystä aiheesta kiinnostunut suuremmassa määrin, olisi myös lisätietoa hyvä olla saatavilla kohtuullisella vaivannäöllä. Nykyisen paikan lisäksi tietoa pitäisi olla saatavissa myös muista paikoista, tällöin palvelut eivät olisi aivan niin sidonnaisia käyttäjän käyttökontekstiin.

Teknisesti matkapuhelinten suurin vajavuus tietojenkäsittelyssä verrattaessa mikrotietokoneeseen on ihmisen ja laitteen välinen tiedonsiirto. Matkapuhelimen näytön ja näppäimistön kokoa ei voi kasvattaa rajattomasti puhelimen liikuteltavuuden kustannuksella. Näyttöä on vaikea korvata millään muulla esitystavalla ja näppäimistön korvaajaksi suunnitellun puheentunnistusteknologian tulevaisuus on vielä epävarmaa.

Bluetooth-liitäntä auttaa ratkaisemaan osan ihmisen ja laitteen välisen tiedonsiirto ongelmasta. Bluetoothin avulla voidaan muodostaa PAN (Personal Area Network) -verkko. Sillä tarkoitetaan lyhyen kantaman langattomilla tiedonsiirtostandardeilla muodostettavaa tietoverkkoa, joka voi olla kytkettynä esimerkiksi internetiin, irralliseen näyttöön tai näppäimistöön. Irrallinen matkapuhelimeen liitettävä näyttö voisi olla mikä tahansa kuvaruutu, kuten tietokoneen monitori tai lähes joka kodissa oleva televisio. Bluetooth adapterit televisioon ja monitoriin ja Bluetooth näppäimistöt tietokoneeseen ovat juuri tulleet markkinoille.

Jo parhailla nykyisillä matkapuhelimilla voidaan käyttää tavallisia toimisto-ohjelmia, kuten esimerkiksi tekstinkäsittelyä, taulukkolaskentaa ja www-selainta. Näitä ohjelmia on voitu käyttää jo pitkään esimerkiksi Nokian Communicator -laitteella, mutta siinä ei ole ollut kunnollista liitäntämahdollisuutta ulkoiseen näyttöön ja näppäimistöön, joten sen käytettävyys on ollut heikko ja fyysinen koko suuri. Koska suhteellisen tehokkaan matkapuhelimen valmistaminen massatuotannolla on mikrotietokoneen valmistusta paljon edullisempaa, voidaan ennustaa matkapuhelimen kilpailevan muutaman vuoden sisällä markkinaosuuksista jopa mikrotietokoneen kanssa kunhan ihmisen ja matkapuhelimen välisen tiedonsiirron ongelma on saatu ratkaistua.

Personointi

Paikannus tuo personoinnin uudelle asteelle, koska palvelut voidaan räätälöidä käyttäjän paikasta riippuvaiseksi. Palvelujen personoinnin avulla on mahdollista parantaa käytettävyyttä mikäli se on tehty riittävän vaivattomaksi. Esimerkiksi yhtä käyttäjäprofiilia voidaan käyttää saman palveluntarjoajan kaikissa palveluissa. Tosin kaikkiin käyttötilanteisiin tämä ei varmasti ole paras eikä edes mahdollinen ratkaisu. Palvelu voisi myös oppia ennustamaan käyttäjän toiveita. Oppimisominaisuuden kanssa tulee olla kuitenkin varovainen ettei palvelu tee liikaa oletuksia ja rajoita käyttäjän mahdollisuuksia.

Personoidut palvelut pitäisi nähdä mobiilin kaupankäynnin edellytyksenä, koska käsilaitteissa on huono käytettävyys ja koska mobiilien transaktioiden tilanteet ja puitteet todennäköisesti ovat sellaisia, että ne vaativat personointia. Lisäksi informaation digitalisoituminen on aiheuttanut informaation määrän räjähdysmäisen kasvun. Tällöin ihmisen ulottuville tulee niin paljon informaatiota, että olennaisen informaation erottamiseksi kuluu liikaa aikaa. Tämä uusi ongelma on saanut nimen informaatioähky. Informaation personoimisella, jolloin käyttäjälle näytetään yleisen materiaalin sijasta materiaalia jota käyttäjän uskotaan eniten tarvitsevan, on yksi keino informaatioähkyn lievittämiseen. Käyttäjien mieltymysten jatkuvan muuttumisen takia tällainen personointi ei tosin aina toimi.

Internetin eräässä kehitysvaiheessa oli muotia, että käyttäjälle annettiin mahdollisuus säätää sivun ulkoasua, esimerkiksi värejä ja kirjasintyyppejä. Tällaisista ulkoasuvalinnoista ei kuitenkaan tullut suosittuja, sillä ne eivät tarjonneet kovin suurta lisäarvoa. Sen vuoksi personointi koskee nykyisin lähes poikkeuksetta sivujen palvelu- tai tietosisältöä. Esimerkiksi uutisaiheiden valinta tapahtuu usein niin, että käyttäjän valitsemia aiheita koskevat uutiset tai ilmoitukset tulevat näkyviin palvelun pääsivulle. Intranetissä personointi voi koskea esimerkiksi sitä, mitä raportteja käyttäjä haluaa seurata.

Personointi onnistuu ainoastaan kahden ehdon täyttyessä. Käyttäjä on tavalla tai toisella tunnistettava ja käyttäjään on liitettävä profiili, personointia ohjaavat parametrit. Profiili voi olla käyttäjäkohtainen tai sama kaikille tiettyyn ryhmään kuuluville käyttäjille. Profiili on tietorakenne, joka kuvaa käyttäjää ja joka sisältää muiden käyttäjää koskevien tietojen ohessa personointiin tarvittavat parametrit. Sisältö säilytetään lähes aina yleiskäyttöisessä muodossa ja personoinnin edellyttämät muutokset tehdään sivuihin vasta julkaisuhetkellä käyttäjän profiilin mukaan. Profiilissa olevien tietojen avulla on suhteellisen helppo ohjata dynaamista sivunmuodostusta, jos tarvittavat sivujen osat löytyvät sisältömassasta nopeasti ja vaivattomasti. Tässä sisällön hallinnalla on keskeinen tehtävä. Voidaan sanoa, että tehokas ja monipuolinen personointi ei ole mahdollista ilman sisällön hallintaa, joka pitää kirjaa sisällön osista ja jossa osia voidaan hakea niiden kuvailutietojen perusteella.

Tavallinen tapa muuttaa käyttäjän profiilitietoja on tehdä se automaattisesti. Esimerkkinä ovat web-kaupat, jotka muistavat, mitä käyttäjä on tilannut tai mistä tuotteista etsinyt tietoa. Järjestelmä näyttää saman aihealueen tarjouksia tai tuo tuotteet esille tietyssä järjestyksessä. Tämän tekniikan mahdollisia sovelluksia on lukemattomia. Toinen tapa on pyytää käyttäjää antamaan kriteerit personointia varten.

Eräs käytössä oleva personoinnin muoto on aineiston käyttöoikeuksiin perustuva personointi. Tiettyyn sivuun tai dokumenttiin on selaus- tai muokkausoikeus tai sivu ei näy lainkaan. Muitakin käyttöoikeustyyppejä on, esimerkiksi se, että dokumentin otsikko näkyy luetteloissa, mutta sisältöä ei voi selata. Teoriassa käyttöoikeuksien hallinta on sisällön hallinnan kannalta eräs personoinnin erikoistapaus. Käyttäjän profiilissa on tieto, mihin ryhmään hän kuuluu. Sisällön kuvailutiedoissa puolestaan on tietokenttä, joka kuvaa, mitä oikeuksia käyttäjäryhmillä on dokumentteihin. Käyttäjä on ryhmänsä mukaisessa roolissa suhteessa dokumenttiin.